Trong quản trị an toàn lao động, việc tổ chức đào tạo mới chỉ là “điều kiện cần”, còn việc thiết lập và lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động mới là “điều kiện đủ” để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.
Thực tế, nhiều đơn vị đã bị xử phạt hành chính không phải vì không huấn luyện, mà vì không thể xuất trình bằng chứng pháp lý khi đoàn thanh tra yêu cầu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bộ hồ sơ chuẩn cần những gì và quy trình lưu trữ “sống còn” để bảo vệ doanh nghiệp.
1. Hồ sơ huấn luyện an toàn lao động là gì?
Hồ sơ huấn luyện an toàn lao động là tập hợp các văn bản, chứng từ và dữ liệu minh chứng cho toàn bộ quá trình đào tạo ATVSLĐ tại cơ sở. Đây là căn cứ pháp lý duy nhất để:
- Chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đào tạo cho người lao động.
- Làm cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm, bồi thường khi xảy ra tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp.
- Đáp ứng yêu cầu kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước như Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH).
2. Ai là người lưu giữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động và lưu trong bao lâu?
Pháp luật quy định trách nhiệm lưu trữ song hành giữa doanh nghiệp và đơn vị huấn luyện an toàn lao động để đảm bảo tính khách quan và tra cứu dài hạn:
Đối với Doanh nghiệp (Lưu trữ tại cơ sở):
- Lưu trữ ít nhất 05 năm. Đây là hồ sơ mà doanh nghiệp phải xuất trình ngay khi có thanh tra.
- Hồ sơ cấp phát Thẻ/Chứng chỉ: Lưu trữ bản sao hoặc bản gốc trong suốt quá trình người lao động làm việc.
Đối với Đơn vị tổ chức huấn luyện (Lưu trữ hồ sơ gốc):
- Hồ sơ khóa huấn luyện: Bao gồm bài kiểm tra gốc, danh sách điểm danh có chữ ký, chương trình đào tạo phải lưu trữ ít nhất 10 năm (theo Thông tư 31/2018/TT-BLĐTBXH).
Khi xảy ra tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp sau nhiều năm, hồ sơ gốc tại đơn vị huấn luyện sẽ là bằng chứng cuối cùng để bảo vệ quyền lợi pháp lý cho cả doanh nghiệp và người lao động.
3. Quy định của pháp luật về bộ hồ sơ chuẩn
Một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP và Nghị định 140/2018/NĐ-CP phải bao gồm các thành phần sau:
| Loại tài liệu | Chi tiết nội dung | Ghi chú quan trọng |
| Cơ sở pháp lý | Hợp đồng huấn luyện, Hóa đơn giá trị gia tăng. | Chứng minh đơn vị huấn luyện có chức năng hợp pháp. |
| Bằng chứng thực tế | Danh sách điểm danh, Lịch phân công giảng viên. | Học viên phải tham dự ít nhất 80% thời gian khóa học. |
| Kết quả đào tạo | Bài kiểm tra (Lý thuyết + Thực hành), Bảng điểm. | Điểm số phải đạt từ 50/100 điểm trở lên cho mỗi phần. |
| Chứng nhận năng lực | Quyết định công nhận kết quả, Bản sao Thẻ/Giấy chứng nhận. | Lưu trữ bản sao để đối chiếu khi cần cấp lại. |
| Công cụ quản lý | Sổ theo dõi huấn luyện (Mẫu 10, 11). | Phải có chữ ký sống của người lao động. |
4. Trách nhiệm của tổ chức huấn luyện an toàn lao động
Tổ chức huấn luyện (như An Toàn Công Nghiệp) không chỉ có vai trò giảng dạy mà còn có trách nhiệm pháp lý về hồ sơ:
- Lập và lưu giữ hồ sơ gốc: Lưu giữ toàn bộ bài thi, danh sách điểm danh gốc của khóa học trong 10 năm.
- Cấp phát đúng quy chuẩn: Đảm bảo Thẻ an toàn lao động và Giấy chứng nhận được cấp đúng mẫu biểu và số hiệu quản lý.
- Hỗ trợ trích xuất: Phối hợp cùng doanh nghiệp cung cấp lại các minh chứng khi có yêu cầu thanh tra hoặc khi doanh nghiệp bị thất lạc hồ sơ do hỏa hoạn, thiên tai.
Có thể bạn quan tâm:
5. Trách nhiệm của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Sở LĐ-TB&XH là cơ quan quản lý trực tiếp, có trách nhiệm:
- Kiểm tra, giám sát: Thanh tra tính trung thực của hồ sơ lưu trữ tại doanh nghiệp (kiểm tra xem bài thi có thực sự do người lao động làm hay không).
- Tiếp nhận báo cáo: Tổng hợp tình hình huấn luyện định kỳ hàng năm từ các doanh nghiệp trên địa bàn.
- Xử lý vi phạm: Ra quyết định xử phạt nếu phát hiện hồ sơ bị làm giả, thiếu sót thành phần hoặc không đảm bảo thời gian đào tạo tối thiểu.
6. Các bước lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp tại doanh nghiệp
Để quản lý hồ sơ an toàn lao động một cách khoa học, tránh lỗi “thiếu trước hụt sau”, doanh nghiệp nên thực hiện 4 bước sau:
- Bước 1 – Tiếp nhận: Yêu cầu đơn vị huấn luyện bàn giao đủ bộ hồ sơ sau khóa học (kèm theo bản sao chứng thực các bài kiểm tra đạt điểm cao).
- Bước 2 – Số hóa: Scan toàn bộ hồ sơ sang định dạng PDF và lưu trữ trên hệ thống điện tử của công ty để trích xuất nhanh.
- Bước 3 – Lưu trữ bản cứng: Sử dụng cặp hồ sơ riêng cho từng năm, phân loại rõ theo từng Nhóm đối tượng (Nhóm 1 đến Nhóm 6).
- Bước 4 – Cập nhật định kỳ: Đối soát danh sách trong sổ theo dõi hàng quý để kịp thời phát hiện các trường hợp sắp hết hạn huấn luyện.
7. Kết luận
Hồ sơ huấn luyện an toàn lao động không đơn thuần là những tờ giấy hành chính, mà là bằng chứng về trách nhiệm của doanh nghiệp đối với tính mạng con người. Một bộ hồ sơ minh bạch, được lưu trữ đúng theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp luôn chủ động và tự tin trước mọi kỳ kiểm tra pháp lý.
An Toàn Công Nghiệp cam kết không chỉ mang đến những khóa huấn luyện chất lượng mà còn đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập, lưu giữ hệ thống hồ sơ chuẩn mực nhất.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ Trụ sở: Lầu 2, 209 Đường 30 Tháng 4, Phường Ninh Kiều, Thành Phố Cần Thơ
- Số Điện thoại: 0901645057
- Email: info@antoancongnghiep.com
- Website: antoancongnghiep.com
Tôi là Trần Văn Thỏa, giảng viên huấn luyện an toàn lao động với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực an toàn, vệ sinh lao động. Hiện tôi đang công tác tại An Toàn Công Nghiệp, tham gia huấn luyện cho hàng trăm doanh nghiệp trên toàn quốc, đóng góp tích cực trong công tác đào tạo và nâng cao ý thức an toàn lao động tại Việt Nam.
